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图片来源: arrondirsesfinsdemois
什么？！你竟然还在手写开单？现在很多马来西亚的传统老板还是坚持使用手写开单，开单软件被质疑不实用、浪费钱。但是当出单量大了，手写开单和下单过程就会变得繁琐而缓慢，工作效率降低了，导致天天都得加班，人也越来越烦躁，忙活了一整天，全靠一口仙气续命，费时费力！WORK LIFE BALANCE 根本想都不敢想！常常听到身边有很多做账的朋友都抱怨说手工开单、做账是一件很痛苦的事情，花一整天的时间手写开单，操作太慢，眼睛也受不了，累死累活还不好核对，还导致失误连连！不仅导致账目混乱，还不能随时随地查看你的账目，出远门都不能安心休假！手写开单延长了交易程序，有些客户就会等到不耐烦要求退单！最后白白给了竞争对手一个机会，真的很不甘心！你以为只有这些问题吗？更可怕的是还有各种的潜在危机等着你！！
1. 数据丢失
手写开单太容易遗失，手写的账目字迹放越久越容易褪色，不便查找，到时候账目记录不完整，数目对不上，要花很长的时间和精神才能找到正确的数据，也可能永远都找不到！你可能会觉得这事不会发生在你身上，或许你在想快速地处理账目并把数据输入电脑就没问题了吧？但是单机存放也可能会面临惨遭偷窃，数据落入不法之徒的手中加以利用或转卖的风险! 也有的商家因电脑损坏，无法读取之前的数据而面临一定的经济损失！
而且有时候生意太火爆，销售单据多，根本来不及实时保存在电脑，导致一部分的单据永丢失，客户赖账，自己也收不回钱的局面！人为，天灾，电脑报销，往往都是预料之外，却让你困扰发愁不堪。根据法律规定，必须保存完好无损的记录及文件高达7年。一旦保存失败，就不只是数据丢失那么简单，还会遭到RM300-RM10,000的罚款或监禁不超过一年，又或者两者兼施。
有了Biztory Cloud Accounting Software你就不用再怕数据丢失的问题了，云端系统会每天帮你自动保存所有数据，让你能随地随地地翻查你的账目。
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2. 耗时耗力
手工记账过程复杂繁琐，在记账过程中要使用多个数据库文件！不但如此，数据传递和加工处理都很复杂，也因为是手写操作的关系，上千种商品的记录销售，难免出错，导致开单效率低还费时费力！再就是数据不好统计，做过财务的人都深有体会，手工记账真的很不方便，尤其是到月底核算的时候，工作量非常大，需要花费好几日甚至是好几个星期的时间才能核对完成，查账也很耗时耗力，很麻烦且容易算错。
有时候在外面需要记账或查账，却因账本在公司内而做不到，只能把工作推迟，结果工作堆积如山，天天加班，也赶不完，尤其是公司缺人手的时候，真的是苦不堪言！常常花了大量的时间在同一件事情上，工作效率大大降低。与其把时间花在一样工作上，不如系统化开单记账的过程，把省下来的时间专注在别的业务上。这样不止能让你的账务变得更加整齐，同时还能提升你的业务。
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3. 转型困难
在大数据时代，马来西亚的竞争也越来越激烈，许多传统企业面临互联网的冲击下，业绩却在持续下降，抗不住压力纷纷倒闭。在不顺应时代的发展下，很多公司依旧使用传统的手工记账模式去做账记账，落后的经营管理效率，让转型变得更加困难，工作效率降低，也会使企业迅速地被淘汰。
不错过任何转型的机会
就像KODAK（曾今家喻户晓的胶卷相机品牌）忽略新时代的趋势，持续原地踏步，不做出改革，始终专注于传统胶片业务,而同时人们已纷纷转向使用数码相机，导致最后销售量严重下滑，最后宣布破产。KODAK曾预测数码摄影将超越胶片（事实上，柯达于1975年发明了第一台数码相机），但KODAK选择了搁置新发现，专注于传统胶片业务。胶片生意的成功让KODAK太过于自满，其企业文化太过扎根于过去的成就，以至于忽略了数码摄影的趋势。同时也出现了很多竞争者开始了数码摄影的业务，直到KODAK发现自己的失误而进行改革时已经太迟了。
转型要趁早，你还在原地踏步的时候别的企业已经在转型了，还在使用传统的经营方式很快就会被社会淘汰。现在注册Biztory Cloud Accounting Software 账户, 免费试用30天！
4. 增加开销
手工开单记账的工作量很大，需要更多人力资源。为了减轻工作量就必须聘请拥有会计经验的员工。员工的薪水，福利，奖励等等都增加了公司的开销！一个毫无经验的会计师的薪水至少能有RM3K或以上！高薪请的员工，还得再花一笔培训费用去栽培他们，让他们熟悉会计software 操作。更何况小公司的老板根本没有多余的钱请更多的员工。招聘过程还很繁琐及漫长，没办法在短时间内请到合适的人。
手动记账开单更为忙碌又花费高？
管理员工也是件很不容易的事，与员工之间的沟通方式，要顾及员工的感受，还要时常鼓励员工的士气等等。。。简直忙得不可开交！人工开单记账必须要用到Microsoft Excel软件，而一个齐全的Microsoft 365配套一个月需要付费高达20块美金，也就是大约RM87。即使不聘请员工，你还是必须每个月签购Microsoft 365配套，手工记账开单的所有程序都必须自己一手包办！
Biztory Cloud Accounting Software经济实惠, 以每月低至RM49的价格就能使用！操作 简单，即使没有account knowledge也能使用，不用再聘请员工了！
5. 容易出现人为失误
手写开单总是会发生人为失误，毕竟人手不像电脑那么系统化。尤其是在出单量多的情况下难免会发生失误。
#失误一
没有列出详细的产品或服务，顾客可能会要求你重新开过一张发票，要求你详细列出售出的产品或服务，以方便你的顾客们能在记账过程中记录和报告所花费的费用。
#失误二
没有列出提供的服务与条款，仔细列出条款例如：若在5月31号前付款可享有高达20%的折扣，在5月31号之后付款将会被罚款RM100。你的顾客就能清楚知道几时需要付款以及逾期付款会有什么后果，提供折扣也能鼓励你的顾客尽快把款项还清，避免现金周转不周的问题发生。
#失误三
写错支付的总额会导致你的顾客认为你增加了隐藏的费用，造成了不必要的误会，让你的名誉受损。失误四，在需要同时发送发票给很多顾客的情况下可能会发生发错人的问题发生，这会让你的顾客觉得你很不专业,对你失去信心！重复地更改错误再重新发出去也增加了很多工作量，实在得不偿失！
把你的开单过程系统化，让Biztory Cloud Accounting Software帮你搞定所有出单程序，还能WhatsApp发送发票给你的顾客，简单快速！